ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE
GESTION DE LA CALIDAD Y 5 BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS 馃憖
Generalmente, cuando la gente piensa en la documentaci贸n del sistema de gesti贸n de
calidad, se imaginan un mont贸n de documentos y procedimientos innecesarios y
burocr谩ticos. Esto es as铆 porque a menudo las compa帽铆as se pasan documentando sus
sistemas de gesti贸n de calidad. Sin embargo, este no tiene por qu茅 ser el caso.
Es cierto que el est谩ndar internacional para sistemas de gesti贸n de calidad (ISO 9001)
requiere cierta documentaci贸n (mira este art铆culo: Lista de documentos obligatorios
requeridos por la ISO 9001:2015). El prop贸sito y los beneficios de la documentaci贸n del
Sistema de Gesti贸n de Calidad son m煤ltiples: proporciona un marco claro de trabajo de las operaciones de la organizaci贸n, permite una consistencia de los procesos y una mejor comprensi贸n del Sistema de Gesti贸n de Calidad, y proporciona evidencias para el logro de los objetivos y las metas. Durante el dise帽o de la documentaci贸n del Sistema de Gesti贸n de Calidad, debe centrarse en la eficiencia, y crear procesos y documentos que sean aplicables a su organizaci贸n.
Jerarqu铆a de la documentaci贸n del Sistema de Gesti贸n de Calidad
La documentaci贸n del Sistema de Gesti贸n de Calidad puede estar compuesta de diferentes tipos de documentos. Generalmente esto incluye documentos como la pol铆tica de calidad, el manual de calidad, procedimientos, instrucciones t茅cnicas, planes de calidad, y registros.
La documentaci贸n del Sistema de Gesti贸n de Calidad puede ser representada como la
jerarqu铆a que se muestra en el diagrama de abajo:.
PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD
Principio 1: Enfoque al Cliente
Las empresas dependen de sus clientes, y por lo tanto deben comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer todos los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder a las expectativas de los empleados.
La organizaci贸n debe tener claro que las necesidades de sus clientes no son est谩ticas, sino din谩mica por lo que van cambiando a lo largo del tiempo, adem谩s de ser los clientes cada vez m谩s exigentes y cada vez se encuentran m谩s informados. La organizaci贸n no s贸lo ha de esforzarse por conocer las necesidades y expectativas de sus clientes, sino que ha de
ofr茅cele diferentes soluciones mediante los productos y los servicios, y gestionarlas e
intentar superar las expectativas d铆a a d铆a. Para ampliar informaci贸n ISO 9001:2015 – El
programa de auditor铆a y su funcionamiento
Principio 2: Liderazgo
Los l铆deres establecen la unidad de prop贸sito y orientaci贸n de la empresa. Deben crear y mantener un ambiente interno en el cual los empleados pueden llegar a involucrarse
totalmente para conseguir los objetivos de la empresa.
El liderazgo es una cadena que afecta a todos los directivos de una empresa, que tienen personal a su cargo. Si se rompe un eslab贸n de dicha cadena, se rompe el liderazgo de la empresa.
1. Centralizaci贸n de la informaci贸n
Permite la conservaci贸n de todos los documentos, tales como contratos, cartas, pol铆ticas, instrucciones, procedimientos, correos electr贸nicos, etc., en una ubicaci贸n centralizada y disponible para los empleados autorizados. De este modo se generan los siguientes
beneficios: Ahorro de tiempo en b煤squedas: ya que solo se debe buscar en un lugar.
Celeridad en la capacidad de respuesta: pues se puede consultar instant谩neamente todo tipo de documentos.
Garant铆a de calidad de la informaci贸n: al no existir riesgo de perder informaci贸n o transmitir documentos incorrectos o no actualizados.
Principio 2: Liderazgo
Los l铆deres establecen la unidad de prop贸sito y orientaci贸n de la empresa. Deben crear y mantener un ambiente interno en el cual los empleados pueden llegar a involucrarse
totalmente para conseguir los objetivos de la empresa.
El liderazgo es una cadena que afecta a todos los directivos de una empresa, que tienen ,personal a su cargo. Si se rompe un eslab贸n de dicha cadena, se rompe el liderazgo de la
empresa.
Principio 3: Participaci贸n del personal
El personal es la esencia de la empresa y su total compromiso posibilita que sus habilidades
sean utilizadas para el beneficio de la empresa.
La motivaci贸n del personal es clave, as铆 como que una empresa dispone de un plan de
incentivos y reconocimientos. Sin estas dos acciones, dif铆cilmente una empresa puede
conseguir el compromiso del personal.
Principio 4: Enfoque basado en procesos
Un resultado deseado se consigue m谩s eficientemente cuando las actividades y los
recursos relacionados se gestionan como un proceso.
El cambio reside en la concepci贸n de la empresa. Ha dejado de ser una empresa por
departamentos o 谩reas funcionales para ser una empresa por procesos para poder crear
valor a los clientes.
Principio 5: Enfoque de sistema para la gesti贸n
Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema,
contribuye a la eficiencia y eficacia de una empresa para conseguir sus objetivos.
El fin 煤ltimo que se persigue es el logro de los objetivos marcados. Para ellos ser谩
necesario que la empresa detecte y gestione de forma correcta todos los procesos
interrelacionados.
Principio 6: Mejora continua
La mejora continua del desempe帽o general de las empresas debe ser un objetivo
permanente. La mejora continua de los procesos se consigue con el ciclo PHVA (Planificar,
Hacer, Verificar y Actuar), para mejorar.
Principio 7: Enfoque basado en hechos para la toma de decisi贸n
Las decisiones se basan en el an谩lisis de los datos y la informaci贸n. Lo que no se puede
medir no puede ser controlado, y lo que no se puede controlar es un caos. Esto no se nos
puede ayudar.
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